ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

Záleží nám na ochraně vašich osobních údajů, proto jsou všechny osobní údaje zpracovávány v souladu se všemi platnými předpisy o ochraně údajů, jako je Nařízení 2016/679 o ochraně fyzických osob při zpracovávání osobních údajů (obecné nařízení o ochraně údajů ( "GDPR"), jakož i s příslušnými národními předpisy a standardy .

 

Tyto Zásady ochrany osobních údajů vycházejí z takových regulačních povinností a vysvětlují, jak zpracováváme osobní údaje při poskytování našich služeb našim Zákazníkem a Objednatelem.

 

1. Obecná ustanovení


Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou vydány subjektem ControlMe, s.r.o., IČO: 09995846, se sídlem Praha 5, 15000, Jeřabinová 3252/12 (dále jen “ControlMe”).

Naší hlavní činností je sběr, analýza a správa dat o (i) hodnocení provozů, společností, oddělení, veřejných institucí (dále jen "Provozovny") a (ii) hodnocení zaměstnanců nebo jiných osob působících v rámci Provozu (dále jen "Zaměstnanci") , které poskytují nezávislé třetí osoby, které mají nedávnou zkušenost s danou Provozem a její Zaměstnanci (dále jen "Zákazníci").

 

Snažili jsme se, aby tyto zásady byly co nejjednodušší a uživatelsky nejpřijatelnější; pokud však po jejich přečtení budete mít jakékoli další dotazy, neváhejte a kontaktujte nás e-mailem na: aplikace@controlme.cz 

 

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

 

a) Jako provozovatel zpracováváme osobní údaje našich Zákazníků a našich Objednatelů. Tyto osobní údaje zahrnují zejména identifikační a kontaktní údaje, jako je jméno, příjmení, přezdívka, e-mail, telefonní číslo. Naši Zákazníci nám mohou poskytnout i jiné veřejně dostupné osobní údaje prostřednictvím partnerských sociálních sítí.

 

b) Jako zprostředkovatel zpracováváme ve prospěch našich Objednatelů osobní údaje jejich Zaměstnanců (nebo smluvních pracovníků) a jejich Zákazníků. Osobní údaje Zaměstnanců Objednatele obvykle zahrnují jejich jména, příjmení, tituly, e-maily, pracovní identifikační čísla, pracovní pozice nebo fotografie. Osobní údaje Zákazníků Objednatele obvykle zahrnují kontaktní údaje, např. e-mail, telefonní číslo nebo kontakt na sociální sítě, ale můžeme zpracovávat i jiné osobní údaje v závislosti na nastavení Objednatele.

 

3. Jak a proč zpracováváme osobní údaje
 

Osobní údaje našich Zákazníků, Objednatelů a jejich Zaměstnanců se vždy shromažďují a používají pro stanovené účely a v souladu s příslušnými právními předpisy. Proto,

 

a) na právním základě plnění smlouvy používáme osobní údaje našich Zákazníků, které nám byly poskytnuty při registraci a / nebo přihlášení do naší Webové aplikace v souladu s Podmínkami užívání Webové aplikace ControlMe ("Podmínky") pro účely správné identifikace, následného používání Webové aplikace a Aktualizační Webové aplikace, které se netýkají marketingu. Poskytnutí údajů je smluvní požadavkem a neposkytnutí údajů nám znemožní poskytnout našim Zákazníkům naše služby;

 

b) na právním základě plnění smlouvy používáme osobní údaje našich Objednatelů, které nám byly poskytnuty při registraci a / nebo přihlášení do naší Webové aplikace v souladu s Podmínkami pro účely správné identifikace a následného používání Webové aplikace a poskytování nemarketingových informací o Webové aplikaci. Poskytnutí údajů je smluvním požadavkem a neposkytnutí údajů nám znemožní poskytnout Objednatelem naše služby;

 

c) na právním základě oprávněných zájmů Objednatele (zlepšení zákaznického servisu) a v závislosti na rozsahu poskytovaných údajů - dodržování zákonných povinností můžeme jako zprostředkovatel použít osobní údaje Zaměstnanců našeho Objednatele, které nám poskytl Objednatel, pro účely zprostředkování digitální zpětné vazby od Zákazníků pro Objednatele a jeho Zaměstnanců. Pro tento účel jsou některé osobní údaje zveřejněny online prostřednictvím naší Webové aplikace, a to včetně jména, pracovní pozice, pracoviště a fotografie. Poskytnutí údajů není smluvním ani zákonným požadavkem a neposkytnutí údajů nám znemožní poskytnout Objednatelem naše služby. Zaměstnanci Objednatele mohou namítat proti zpracovávání jejich osobních údajů na základě oprávněných zájmů Objednatele;

 

d) na právním základě oprávněných zájmů Objednatele (zlepšení zákaznického servisu) nebo souhlasu můžeme jako zprostředkovatel použít osobní údaje Zákazníků našeho Objednatele, které nám poskytl Objednatel, pro účely vyžádání a zprostředkování zpětné vazby Zákazníků pro Objednatele a jeho zaměstnanců. Poskytnutí údajů není smluvním ani zákonným požadavkem a neposkytnutí údajů nebude mít žádné negativní důsledky pro Zákazníka, ale znemožní nám poskytovat Objednatelem naše služby. Zákazníci Objednatele mohou namítat proti zpracovávání jejich osobních údajů na základě oprávněných zájmů Objednatele nebo mohou odvolat svůj souhlas se zpracováním;

 

e) na právním základě našich oprávněných zájmů typu přímý marketing, můžeme použít osobní údaje našich  Zákazníků, Objednatelů a jejich Zaměstnanců za účelem propagace služeb Objednatele elektronickými prostředky. Poskytnutí údajů není smluvním ani zákonným požadavkem a neposkytnutí údajů nebude mít žádné negativní důsledky. Zákazníci, Objednavatelé a jejich Zaměstnanci mohou namítat proti zpracovávání jejich osobních údajů pro marketingové účely na základě oprávněných zájmů. V případě jakékoliv námitky přestaneme používat tyto údaje pro marketingové účely;

 

f) na právním základě dodržování zákonných povinností můžeme použít osobní údaje našich Zákazníků, Objednatelů a jejich Zaměstnanců za účelem dodržení platných zákonných povinností, například předpisů o archivaci. Poskytnutí údajů je zákonným požadavkem a neposkytnutí údajů nám znemožní dodržet tyto zákonné povinnosti;

 

g) na právním základě našich oprávněných zájmů, zejména v zájmu zlepšování našich služeb a ochrany našich zákonných práv a zájmů, můžeme použít osobní údaje našich Zákazníků, Objednatelů a jejich Zaměstnanců pro účely zlepšování našich služeb a založení, uplatnění nebo obrany právních nároků;

 

h) na základě právního důvodu souhlasu můžeme použít osobní údaje uvedené v souhlasu pro účely uvedené v souhlasu. Poskytnutí údajů není nikdy povinné a dotyčná osoba může odmítnout udělit souhlas nebo jej později odvolat bez jakýchkoliv negativních důsledků.

 

Zaručujeme, že vaše osobní údaje budou použity pouze na určené účely nebo pro slučitelné účely v souladu s platnými předpisy.

 

Zároveň se zavazujeme, že vaše osobní údaje nebudeme transferovat do třetích zemí mimo EU.

 

4. Nakládání s osobními údaji

 

Osobní údaje, které zpracováváme, jsou poskytovány jiným osobám pouze v rámci zákona a na základě přiměřených dohod zajišťujících dostatečnou ochranu.

 

4.1 Pověření zprostředkovatelé nebo subdodavatelé

 

Spolupracujeme s různými obchodními partnery, kteří nám pomáhají poskytovat a zlepšovat naše služby. Osobní údaje, které sdílíme s takovými partnery, se zpracovávají pouze v souladu s našimi výslovnými pokyny a podléhají přísné povinnosti zachování mlčenlivosti. Se souhlasem Objednatele můžeme využít i subdodavatelů.

 

4.2 Naši partneři nám pomáhají zejména při (i) poskytování našich služeb, (ii) uchovávání dat, (ii) marketingové komunikaci, (iii) softwarovém inženýrství a programování, (iv) designu, (v) získávání nových klientů, prodeji a podpoře, (vi) poradenství a analýze zkušeností zákazníků atd.

 

4.3 Ostatní příjemci

 

Zpracované osobní údaje poskytujeme i právnickým osobám, fyzickým osobám a státním a veřejným orgánům, jestliže se v dobré víře domníváme, že přístup k těmto údajům, jejich používání, uložení nebo zpřístupnění je přiměřeně nezbytné pro:

 

a) dodržení příslušného právního předpisu, právního postupu nebo oficiální žádosti státního orgánu nebo orgánu veřejné moci;

 

b) plnění a vymáhání příslušných smluvních podmínek;

 

c) předcházení podvodům, vyšetřování podvodných, technických nebo bezpečnostních incidentů;

 

d) ochranu práv nebo zájmů naší společnosti, našich Objednatelů, našich Zákazníků nebo veřejnosti ve smyslu zákonných požadavků nebo povolení.

 

Při sdílení osobních údajů vždy zajistíme, že neposkytneme více informací, než je naprosto nezbytné pro daný účel.


 

5. Přístup k Vašim osobním údajům a jejich kontrola   
 

Platné právní předpisy zaručují dotyčným osobám určitá práva týkající se ochrany osobních údajů. Tato práva můžete uplatnit prostřednictvím našich kontaktních údajů uvedených výše. V závislosti na tom, zda v souvislosti s konkrétní dotyčnou osobou jednáme jako provozovatel nebo zprostředkovatel, buď (i) vyřídíme vaši žádost přímo nebo (ii) vaši žádost postoupíme příslušnému Objednateli, který působí jako provozovatel, a na jeho žádost mu pomůžeme tuto žádost vyřídit. Pokud jednáme jako provozovatel, pokusíme se vaši žádost vyřídit co nejdříve a usilovat odpovědět maximálně do jednoho měsíce od přijetí žádosti. Vzhledem ke složitosti a počet žádostí můžeme tuto lhůtu na vyřízení prodloužit o další dva měsíce.

 

Pokud je žádost zjevně neopodstatněná nebo nepřiměřená, můžeme vám účtovat administrativní poplatek nebo odmítnout reagovat na vaši žádost. Kromě tohoto případu můžete svá práva uplatňovat bezplatně. V případě pochybností vás můžeme požádat o další ověření vaší totožnosti.

 

Dotčené osoby mají garantované zejména tato práva:

 

a) Právo na přístup k údajům

 

Jak dotčená osoba máte právo požadovat potvrzení o tom, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a pokud ano, požádat o kopii těchto osobních údajů spolu s dodatečnými informacemi uvedenými v článku 15 GDPR.

 

b) Právo na opravu údajů

 

V zájmu zpracovávání přesných osobních údajů vás žádáme, abyste nám oznámili jakékoliv změny vašich osobních údajů. V případě, že zpracováváme nepřesné nebo neaktuální údaje, opravíme je na základě vaší žádosti.

 

c) Právo na výmaz údajů

 

Pokud vaše situace splňuje podmínky článku 17 GDPR, máte právo požadovat vymazání vašich osobních údajů. Například o vymazání vašich osobních údajů můžete požádat tehdy, pokud jste odvolali svůj souhlas se zpracováním osobních údajů a neexistuje žádný další právní základ pro zpracování, nebo pokud zpracováváme vaše osobní údaje protiprávně, nebo pokud již osobní údaje nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovávány. Osobní údaje však nevymažeme, pokud je potřebujeme pro založení, uplatnění nebo obranu právních nároků.

 

d) Právo na omezení zpracování údajů

 

Pokud vaše situace splňuje podmínky článku 18 GDPR, máte právo požadovat omezení zpracování vašich osobních údajů. Například o omezení zpracování můžete požádat tehdy, pokud zpochybňujete přesnost osobních údajů nebo pokud je zpracování protiprávní a namítáte vůči výmazu osobních údajů a místo toho požadujete omezení jejich používání. Zpracování osobních údajů však neomezíme úplně, pokud je potřebujeme pro založení, uplatnění nebo obranu našich právních nároků.

 

e) Právo na přenositelnost údajů

 

Pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo plnění smlouvy uzavřené s vámi a zpracovávání se provádí automatizovaným způsobem, máte právo získat od nás vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Pokud si to přejete a pokud je to technicky možné, máte také právo požadovat, abychom tyto údaje přenesli přímo k jinému provozovateli.

 

f) Právo namítnout

 

Jako dotčená osoba máte právo namítat z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace vůči zpracovávání osobních údajů na základě oprávněných zájmů včetně profilování. Na základě vaší žádosti omezíme zpracovávání osobních údajů, pokud neprokážeme přesvědčivé oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami. Pokud převáží vaše zájmy, práva a svobody, vaše osobní údaje vymažeme.

 

Pokud byste měli námitky vůči zpracovávání vašich osobních údajů pro marketingové účely, vaše osobní údaje vždy vymažeme a přestaneme zpracovávat pro tento účel.

 

g) Právo podat stížnost

 

Pokud si myslíte, že naše zpracování vašich osobních údajů porušuje směrnici GDPR, jako dotčená osoba máte právo podat stížnost orgánu dozoru, a to konkrétně v členském státě EU vašeho bydliště, místa výkonu práce nebo místa údajného porušení. Na území České republiky plní úlohu dohlížitele Úřad pro ochranu osobních údajů České republiky, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Internetové stránky úřadu: www.uoou.cz

 

h) Právo odvolat souhlas

 

Pokud je zpracování vašich osobních údajů založené na souhlasu, máte právo kdykoliv tento souhlas odvolat. Odvolání souhlasu však nebude mít vliv na zpracování provedené před vaším odvoláním souhlasu.


6. Odkud pocházejí osobní údaje
 

Osobní údaje, které zpracováváme, jsou shromážděny buď od (i) našich Objednatelů, kteří mohou být vaším zaměstnavatelem nebo poskytovatelem služeb, nebo (ii) přímo od vás.

 

Pokud se do naší Webové aplikace dostanete prostřednictvím vaší sociální sítě, s vaším souhlasem zpracováváme vaše osobní údaje veřejně dostupné v této sociální síti.

 

7. Jak dlouho a kde uchováváme osobní údaje
 

V závislosti na právním základu a účelu zpracování uchováváme vaše osobní údaje během různé doby. Obecně zpracováváme a uchováváme vaše osobní údaje:

 

a) na základě souhlasu během doby uvedené v souhlasu, resp. dokud svůj souhlas neodvoláte;

 

b) na základě dodržování zákonných povinností, dokud máme povinnost vaše osobní údaje uchovávat ve smyslu zákona;

 

c) na základě plnění smlouvy, do ukončení plnění smlouvy (poskytování služeb) nebo do ukončení platnosti předsmluvních opatření;

 

d) na základě oprávněných zájmů, dokud jsou tyto zájmy nadřazeny vašim právům a zájmům, resp. do ukončení plnění smlouvy (poskytování služeb).

 

Po uplynutí uvedené doby budeme moci osobní údaje zpracovávat a uchovávat pouze na slučitelné účely nebo pro zvláštní účely, jako například statistika nebo archivace.

 

Osobní údaje jsou vždy uchovávány pouze na našich pevných discích, serverech nebo na serverech našich spolehlivých obchodních partnerů, jako jsou poskytovatelé cloudových služeb.

 

8. Změny zásad
 

Vyhrazujeme si právo průběžně měnit tyto Zásady ochrany osobních údajů, zejména v důsledku legislativních změn nebo jiných změn způsobů a účelů zpracování. Vaše práva vyplývající z těchto Zásad ochrany osobních údajů nebudou v důsledku toho omezeny. Pokud dojde k zásadním změnám těchto Zásad ochrany osobních údajů, předem vás budeme vhodným způsobem informovat.

 

Jakékoliv změny těchto Zásad se stanou účinnými po jejich zveřejnění na následujícím odkazu https://www.controlme.cz/zasady-ochrany-osobnich-udaju.

Tyto poslední aktualizované zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 1. 8. 2020.